TALLER No. 4
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
1. NORMAS LEGALES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.
LEY 594 DE 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.LEY 527 DE 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
DECRETO 2150 DE 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. La planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
ACUERDO 060-2001
ARTICULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
2. NORMAS TÉCNICAS EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:
NTC 3393
ELABORACIÓN DE CARTAS ADMINISTRATIVAS: Básicamente es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar un documento o comunicación escrita, como se es llamada en el ámbito de las empresas, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados.
Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente.
NTC 3369
ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES: Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.
Básicamente los sobres comerciales, son muy utilizados por las empresas; en estos se especifican diferentes datos de grandísima importancia, como lo son; el destino (local, nacional o internacional), su aplicación (oficio, tarjeta o manila) también se especifican las zonas en las cuales va ubicada la información, también los datos (remitente y destinatario) sus partes y los aspectos generales de este documento; todo esto del documento que se envíe dentro del sobre comercial.
NTC 3397
ELBORACIÓN DE MEMORANDOS: La norma técnica Colombiana para la elaboración de memorandos, es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita de carácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.
Esta misma norma conlleva a distintas especificaciones importantísimas como lo son sus clasificaciones, estilos, sus requisitos (márgenes y partes del documento) y
así mismo sus aspectos generales; para así contener una documentación muy buena dentro de la empresa y sus empleados.
NTC 3394
ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS: La norma especificada a continuación que es de la actas administrativas es importantísimos en el tratado de información dentro las empresas e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.
En esta se muestran las diferentes clases de actas que existen, como lo son las registradas y no registradas:
Registradas: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
No Registradas: documento que corresponde a reuniones de sociedades; ya que obligan a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.
En estas actas se muestran básicamente distintos requisitos, como lo son los generales (márgenes, titulo, numeración, presentación, relación) y los específicos (razón social, titulo, denominación, fecha, hora, lugar, asistentes, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo, convocatoria, firmas, aspectos generales); todas estas que son de gran importancia, como se especifica en la norma.
NTC 4228
ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA: Básicamente, esta norma es importantísima para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor.
En esta norma técnica Colombiana, se muestran los diferentes requisitos, como lo son las márgenes del documento, sus partes también son mostradas (como lo son los datos personales, estudios, experiencias, investigaciones, referencias, fecha), y así mismo los aspectos generales, para mostrar y desarrollar una hoja de vida excelente.
NTC 4176
ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS: La norma de presentación de certificados constancias, es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial; estos se definen como:
Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legibilidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un hecho o un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
Constancia: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
En esta se muestran, diferentes aspectos para una elaboración correcta y un contenido completo; sus estilos en los cuales se puede desarrollar, márgenes, las diferentes partes (cargo, fecha, número, identificación, texto, firma, transcriptor) y así mismo se muestran sus aspectos generales de presentación de las mismas.
NTC 3588
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS: Esta norma técnica Colombiana es importantísima dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.
Básicamente el informe administrativo debe contener; cuerpo del informe, su clasificación, dependiendo como se desee y también las márgenes como se especifica en la norma técnica.
Es se te puede clasificar en extenso y cortó, en este momento vamos a conceptualizar el extenso: Portada, Tabla de contenido, Glosario, Introducción, Núcleo del Informe, Conclusiones, Firma, transcriptor, anexos, bibliografía y el índice si se desea.
COMUNICACIÓN INTERNA:
Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias, desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados para ser ingresados al Sistema.
RADICACIÓN
Es el procedimiento mediante el cual se otorga un número de registro consecutivo a una comunicación, es fundamental que se tenga en cuenta que se consideran oficiales las comunicaciones que sean radicadas (Registradas) a través del Centro de Documentación e Información; por lo tanto las dependencias deben abstenerse de recibir o distribuir correspondencia por otro conducto.
RADICACIÓN DE ENTRADAS
La correspondencia recibida en la ventanilla de radicación se clasifica en: Oficial, confidencial o reservada y personal.
OFICIAL. Debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicación y otorgarle el direccionamiento de acuerdo con el asunto y no por nombre del destinatario.
CONFIDENCIAL O RESERVADA Y PERSONAL. No se abre ni se radica, se traslada a través de la correspondiente carpeta y se entrega en la oficina correspondiente.
RADICACIÓN INTERNA :Es la correspondencia recibida, se clasifica en Memorandos y Oficios Internos.
MEMORANDOS. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los controles y se radica.
OFICIOS INTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. Se identifica porque son comunicaciones que se envían las dependencias entre sí. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los controles, y se radica.
RADICACIÓN EXTERNA
OFICIOS EXTERNOS. Oficio Forma 102-F-032. Son las comunicaciones que envían las dependencias, Entidades Oficiales, Gabinete Distrital, Personas Naturales o Jurídicas. Se otorga el direccionamiento respectivo, se diligencian los controles, y se radica.
5. ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO YDESPACHO DE DOCUMENTOS
GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO: Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.
GANCHOS DE COSEDORA: Son ganchos metalizados que se encuentran en la cosedora y es el encargado de coser trabajos, o documentos.
RESALTADORES: Son marcadores de colores florecientes suaves, su función es resaltar palabras o códigos importantes en un documento.
TIJERAS: Es una herramienta de corte usada en amplios ámbitos de la actividad humana. Consta de dos hojas metálicas, afiladas.
LAPICEROS: Son elementos que sirven para hacer escribir documentos, firmas.
BORRADOR: Es un elemento encargado de borrar toda clase de escritos, tachones, en lápiz o existen unos que son especialmente para estero.
PEGANTE: Es un elemento el cual sirve para pegar papel, existen dos presentaciones líquido y sólido.
ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓN: Es una carpeta encargado de guardar documentos importantes de una empresa, con un determinado orden de abecedario.COSEDORA: Es un accesorio pequeño utilizado para pegar y coser documentos o trabajos.PERFORADORA: Es un accesorio de oficina habitual que se emplea para practicar perforaciones en hojas de papel, a menudo con el propósito de unir las hojas con anillasCD. FORMATO DVD + R SPINDLE: Es un disco compacto óptico utilizado para almacenar información no volátil, el mismo medio utilizado por los CD de audio, puede ser leído por un ordenador lector de CD-ROM. Un CD-ROM es un disco de plástico plano con información digital codificada en una espiral desde el centro hasta el borde exterior.
SELLOS: Es un instrumento con imágenes grabadas que, a través de la impresión de tinta sobre el papel, es utilizado para autorizar documentos. Suele acompañar una o más firmas.
SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA: Es un titular diseñado para introducir documentos.SOBRE BLANCO: Es un plagues diseñado para introducir cartas por correspondencia de envió que van dirigidas a personas o empresas.
IMPRESORA: Es un periférico de computadora que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.
SCANNER: Dispositivo que utiliza equipo sensible a la luz para convertir una foto o texto impreso en información digital que puede ser manipulada por una computadora. El término comúnmente utilizado para la acción ejecutada con este dispositivo es escanear.
FAX: Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.
TELEFONO: El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales vocales por medio de señales eléctricas
FOTOCOPIADORA: Una fotocopiadora es aquella máquina o artefacto que utilizamos para copiar algún documento, es decir, para fabricar copias de papel a papel. Mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
